1 Innledning
1.1 Virkeområde
1.2 Ansettelser i ledende stillinger
1.3 Gaver, representasjon og utgiftsdekning
1.4 Habilitet
1.5 Taushetsplikt
1.6 Forholdet til media
1.7 Handel med finansielle instrumenter
1.8 Oppfølging
1.9 Godkjenning av etiske retningslinjer for konsernet
1 Innledning
Etiske regler er å betrakte som kjøreregler i forhold til bankens og ansattes virke for å sikre en troverdig og tillitvekkende forretningsførsel. Tinn Sparebank er avhengig av tillit. Det hviler derfor et stort ansvar på den enkelte ansatte med hensyn til etisk framferd overfor kunder, kolleger og omverdenen forøvrig.
Alle medarbeidere må avstå fra handlinger som kan svekke bankens troverdighet og omdømme. Alle ansatte skal opptre og arbeide i henhold til gjeldende lover, regler og interne retningslinjer, og det forventes at samtlige utøver sitt arbeid på en etisk og sosialt ansvarlig måte. Generelt gjelder det at den enkelte innenfor sitt forretningsområde setter seg godt inn i de lover, regler, retningslinjer og instrukser som gjelder.
Overfor kolleger er det viktig å opptre lojalt og ikke komme i en situasjon hvor tendensiøse opplysninger kan være med på å sette den enkeltes omdømme i et uheldig lys og på den måte også skade bankens rykte. I Tinn Sparebank legges det vekt på å ha et godt arbeidsmiljø som preges av respekt, høflighet og likebehandling.
I all kundekontakt og markedsføring forventes det at representanter fra Tinn Sparebank benytter et klart og enkelt språk. Det finnes ofte ikke noe entydig svar på hva som vil være etisk forsvarlig i en gitt situasjon. En veiledning kan være at det bør svares utbetinget nei på følgende spørsmål: - Vil jeg mislike om dette ble kjent for ledelsen og mine arbeidskollegaer? - Ville dette på noen måte kunne svekke tillitten til Tinn Sparebank dersom det skulle bli omtalt i massemedia? - Kan den handling eller disposisjon som jeg gjør komme i konflikt med de interesser jeg skal ivareta som ansatt i Tinn Sparebank, eller oppfattes som en fordel jeg oppnår i kraft av min stilling?
1.1 Virkeområde
"Etiske retningslinjer" regulerer Tinn Sparebanks forpliktelser og krav i forbindelse med etiske problemstillinger som er knyttet til forretningspraksis og personlig atferd.
Retningslinjene gjelder for organisasjonen og hver enkelt ansatt, samt styremedlem, innleid personale, konsulenter og andre som handler på vegne av Tinn Sparebank.
1.2 Ansettelser i ledende stillingerTinn Sparebank er et bedrift hvor det stilles etiske og faglige krav til ledende ansatte og tillitsvalgte.
1.3 Gaver, representasjon og utgiftsdekning
En rekke virkemidler kan benyttes i markedsføring og påvirkning. Det er mange arenaer der det kan bygges nettverk. I henhold til norsk lov er det straffbart både å gi og motta utilbørlige ytelser.
Ingen ansatt eller tillitsvalgt må yte eller motta noen form for utilbørlige fordel – direkte eller indirekte – i anledning av eller i forbindelse med Tinn Sparebanks økonomiske forretninger. En utilbørlig fordel kan både ha økonomisk verdi og annen nytteverdi. Retningslinjene gjelder tilsvarende for gave til nærstående, dersom gaven eller fordelen må antas å ha sin bakgrunn i ansettelsesforholdet eller vervet som tillitsvalgt.
Det må utvises særlig aktsomhet i en tilbuds-/forhandlingssituasjon. Dersom man er i tvil om hvor grensene går kan dette tas opp med nærmeste overordnede. Som hjelp i vurderingen av hva som er utilbørlig kan eksempler i vedlegg 1 benyttes.
Enkelte gaver/reiser vil være skattepliktig for mottaker. Dette vil typisk være dersom reisen har feriemessig preg (ikke tilstrekkelig faglig innhold), eventuelt premiering/gaver som har karakter av å være privat fordel. Det må vurderes nøye om mottaker vil bli skattepliktig for gaven/reisen/utgiftsdekningen. Mottaker må alltid opplyses i forkant om eventuell skatteplikt. Reiser som har innslag av feriemessig karakter samt utgiftsdekning skal alltid forhåndsklareres med nærmeste overordnede. Mottak av gaver skal rapporteres og diskuteres med nærmeste overordnede. Gaver som må anses å være utilbørlige skal returneres til avsender.
1.4 Habilitet
Ingen ansatt eller tillitsvalgt må ta del i eller søke å påvirke en beslutning når det foreligger særlige forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes uavhengighet.
Et slikt særlig forhold kan være en tilknytning til saken det gjelder, for eksempel gjennom slektskap, nære personlige relasjoner eller økonomiske interesser, herunder eierinteresser eller styreverv i selskap, lag eller sammenslutning som saken angår.
Ansatte skal ikke behandle saker eller fatte beslutninger i saker som har med familiemedlemmer å gjøre, eller saker hvor familiemedlemmer indirekte har økonomiske interesser. Ansatte skal også vise varsomhet med å fatte beslutninger vedrørende mennesker som de har et personlig bekjentskapsforhold til.
Ansatte som er nærstående til hverandre, skal ikke ha stillinger der den ene har direkte lederansvar for den andre. Det skal også unngås at en ansatt utfører kontrollfunksjoner for en man er nærstående til.
Dersom man er i tvil om en habilitetskonflikt kan oppstå, skal man alltid forelegge tilfellet for sin nærmeste overordnede. Dette er ikke bare for å beskytte Tinn Sparebanks interesser, men også for å beskytte den enkelte ansatte mot ufortjent mistanke om utilbørlig oppførsel. Ansatte med avlønning knyttet til måloppnåelse på salg pålegges en ekstra varsomhet for å ivareta kundenes beste.
1.5 Taushetsplikt
Fortrolighet er en viktig forutsetning for tillit. Regler om taushetsplikt skal sikre at fortrolig informasjon ikke blir misbrukt eller kommer på avveie. Ansatte og tillitsvalgte har plikt til taushet om forhold vedkommende får kjennskap til om kunder i Tinn Sparebank.
Taushetsplikten gjelder også for interne forhold som holdes konfidensielle. Det er derfor ikke anledning til å gi opplysninger til kolleger ut over det som er nødvendig for utøvelse av det daglige arbeid, for eksempel i personalspørsmål og/eller i spørsmål knyttet til kunders forhold.
Både taushetsplikten og de ansattes lojalitetsplikt tilsier at interne forhold ikke skal omtales utad på en måte som fremstår som illojal eller skadelig for Tinn Sparebank. Det foreligger også en plikt for ansatte til å innhente og oppbevare informasjon som er taushetsbelagt på en slik måte at fare for spredning av informasjon minimaliseres.
Nyansatte skriver under på en taushetserklæring ved ansettelse. Taushetsplikten gjelder også etter at arbeidsforholdet er avsluttet. Taushetsplikt er også inntatt i ansettelsesavtalen.
Ovenstående er ikke til hinder for at en ansatt straks skal informere sin nærmeste overordnede, eller økonomisjef i egenskap av Risk Manager, dersom han eller hun får kunnskap om - forhold som er i strid med gjeldende regelverk fastsatt av myndighetene - vesentlige brudd på interne bestemmelser - forhold som kan skade Tinn Sparebanks omdømme.
1.6 Forholdet til media
Banksjef skal i utgangspunktet håndtere media i forhold som vedrører banken. Banksjefen kan imidlertid beslutte at forholdet skal håndteres av andre. I særlige tilfeller bør bankens ledergruppe utarbeide en mediehåndteringsplan.
Kontakt med media om forhold som vedrører bankens nære samarbeidspartnere skal gis av banksjef, eller andre han har særskilt utpekt til å uttale seg i sakens anledning. Dette omfatter alle forhold uansett om det gjelder kundeforhold, produkter, hendelser etc.
Banksjefen kan utpeke andre ledende ansatte som kan gi generelle kommentarer som for eksempel markedskommentarer om renteutvikling, avkastning i aksje-/obligasjonsmarkedet, etc. Banksjefen har ansvaret for at det foreligger klare rammer for håndtering av media.
1.7 Handel med finansielle instrumenter
Tinn Sparebank er underlagt regler om egenhandelsbegrensninger i lov om verdipapirhandel kapittel 8.
Banken har egne regler med hensyn til egenhandel av finansielle instrumenter og fører lister over ansatte og tillitsvalgte som er omfattet av reglene. Reglene gjelder både for ansatte, tillitsvalgte og disses nærstående.
1.8 Oppfølging
Etikk defineres gjerne som læren om fellesskapsverdier. I organisasjonen har den enkelte ansatte et ansvar for å bidra til å forme fellesskapsverdier som resulterer i almen tillit til banken og de ansatte.
Det er den enkeltes ansvar å si fra når vedtatte rutiner brytes, når kvaliteten på arbeidet ikke er god nok og når kundebehandlingen ikke holder mål. Den enkelte medarbeider har et personlig ansvar på områder som
- Arbeidsmiljø og internt samarbeide
- Egen faglig og personlig utviking
- Omstilling og utvikling av Sparebanken
- Kvalitet og kostnader
- Forhold til bankens kunder
- Forhold til bankens konkurrenter
Det er ikke mulig å lage regler og instrukser som kan brukes hver gang et problem dukker opp. I bankhverdagen må en hele tiden takle situasjoner uten fasitløsning.
Til syvende og sist er banken alltid avhengig av den enkelte medarbeiders dømmekraft og evne til å fatte beslutninger som tåler dagens lys. Personlig integritet er derfor et av de viktigste krav som må stilles til bankens ledere og medarbeidere på alle nivåer. Det er av avgjørende betydning for de etiske reglers effektivitet at hver enkelt ansatt og tillitsvalgt løpende vurderer sitt forhold i relasjon til reglene.
Brudd på Tinn Sparebanks etiske retningslinjer eller relevante lovbestemmelser kan få konsekvenser for ansettelsesforholdet. Alle ledere har et særlig ansvar for å påse at egen og underordnedes atferd til enhver tid er i samsvar med de etiske regler. Tinn Sparebanks ledelse foretar en løpende vurdering av reglenes hensiktmessighet, og fremsetter forslag til endringer når dette anses påkrevd.
1.9 Godkjenning av etiske retningslinjer for konsernet
Bankens etiske retningslinjer er vedtatt av styret 13.03.2008 og gjøres gjeldende fra samme dato.